ป้ายกำกับ: Auto-reply

การบริหารจัดการองค์กรหรือโดเมนเนมให้เป็นมืออาชีพ การออกแบบ Email Aliases (ชื่ออีเมลเสมือน) หรือ Group Mailboxes ที่ชัดเจนเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะนอกจากจะช่วยเรื่องภาพลักษณ์ ความเป็นระเบียบในการจัดสรรงานแล้ว ยังช่วยเรื่องความปลอดภัย (Security) และ ความน่าเชื่อถือของโดเมน (Deliverability) อีกด้วย

กลุ่มที่ “จำเป็นต้องมี” (Standard & Critical Emails)

อีเมลกลุ่มนี้เป็นไปตามมาตรฐาน RFC (Internet Engineering Task Force) และมาตรฐานความปลอดภัยทางไอที เหมาะอย่างยิ่งสำหรับใช้เป็นข้อกำหนดพื้นฐาน

• postmaster (จำเป็นตาม RFC 2822): อีเมลสำหรับติดต่อผู้ดูแลระบบเมลโดยตรง ระบบ Mail Server อื่น ๆ จะใช้ส่งแจ้งเตือนหากมีปัญหาการส่งเมลหาโดเมนของคุณ
• abuse (จำเป็นตาม RFC 2142): รับแจ้งเหตุการบุกรุก สแปม หรือการใช้งานในทางที่ผิดจากโดเมนของคุณ หากไม่มีอีเมลนี้ อาจถูกจัดเป็นโดเมนที่ไม่น่าเชื่อถือ
• dmarc-reports: ไว้รับรายงาน DMARC (Aggregate/Forensic Reports) จาก Mail Provider อื่นๆ (เช่น Gmail, Outlook) เพื่อตรวจสอบว่ามีใครแอบอ้างส่งอีเมลในนามโดเมนเราหรือไม่
• security: ช่องทางสำหรับแจ้งช่องโหว่ด้านความปลอดภัย (Vulnerability Disclosure) จากนักวิจัยหรือหน่วยงานภายนอก
• privacy: ใช้สำหรับรับเรื่องนโยบายความเป็นส่วนตัว (PDPA / GDPR) เช่น การขอลบข้อมูล หรือสอบถามเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล
• noreply: ใช้ส่งอีเมลอัตโนมัติจากระบบ (เช่น รีเซ็ตรหัสผ่าน, แจ้งเตือนระบบ) ข้อควรระวัง: ควรตั้งค่า Mailbox นี้ให้ปฏิเสธการรับเมลเข้า (Discard) หรือแจ้งส่ง Auto-reply กลับไปว่าไม่รับข้อความตอบกลับ

กลุ่มที่ “ควรมีตามการใช้งานจริง” (Functional & Business Operations)

อีเมลกลุ่มนี้ใช้แบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ ช่วยให้ลูกค้า ผู้รับบริการ หรือทีมงานติดต่อถูกแผนก โดยไม่ต้องยึดติดกับตัวบุคคล (เมื่อมีพนักงานย้ายออก งานก็ไม่หลุด)

💡 ข้อแนะนำ: อีเมลกลุ่มนี้ส่วนใหญ่ ไม่ต้องสร้างเป็น Mailbox จริง (Real Account) ให้ใช้วิธีสร้างเป็น Alias (ชื่อแฝง) หรือ Distribution Group แล้วรวบปลายทางส่งเข้าหาทีมที่เกี่ยวข้อง จะช่วยประหยัด License และง่ายต่อการจัดการ

กลุ่มที่ “ไม่ควรมี” หรือ “ควรเลี่ยง” (Not Recommended)

อีเมลกลุ่มนี้มีข้อเสียมากกว่าข้อดี ทั้งในมุมของ Security, Deliverability และความเป็นมืออาชีพ

❌ admin / system / webmaster / manager
❌ hi / hello
❌ junk / spam / plaintext / main_inbox
❌ pitt (ชื่อบุคคล) (แต่มันก็ชื่อผมนะ)
❌ sponsor / newsletter

เหตุผลที่ไม่ควรมี (และทางออกที่แนะนำ)

1. เสี่ยงโดนโจมตีแบบ Brute Force (admin, system, webmaster, manager)
   • เหตุผล: ชื่อเหล่านี้เป็นเป้าหมายแรกๆ ที่แฮกเกอร์และ Botnet ใช้สุ่มเดารหัสผ่าน (Dictionary Attack) หรือส่ง Phishing เข้ามา
   • ทางออก: หากต้องการติดต่อผู้ดูแล ให้ใช้ postmaster หรือ tech แทน ส่วนการตั้งชื่อ User สำหรับล็อกอินระบบบริหารจัดการ ไม่ควรใช้ชื่อตรงๆ เหล่านี้
2. ดูไม่เป็นมืออาชีพและบริหารยาก (hi, hello)
   • เหตุผล: มักถูกใช้ในธุรกิจสตาร์ทอัป แต่ในเชิงองค์กรมักกลายเป็น “ถังขยะ” รวมข้อความไร้ทิศทาง (ขายของ, สแปม, สมัครงาน) จนไม่มีคนคอยมอนิเตอร์จริงจัง
   • ทางออก: ใช้ info@ (หากต้องการช่องทางทั่วไป) หรือแบ่งแยกเป็น support@, sales@ ให้ชัดเจน
3. สื่อความหมายผิดและเสี่ยงระบบพัง (junk, spam, plaintext, main_inbox)
   • เหตุผล: เป็นคำศัพท์เฉพาะทางของ Mail Server (เช่น Folder Name หรือ Mail Processing) การนำมาตั้งเป็นชื่อ Address จะสร้างความสับสน และคำว่า spam / junk อาจทำให้ผู้ให้บริการอื่นจัดเกรดโดเมนของคุณว่าเป็น Spam Sender
4. ชื่อส่วนตัวระดับองค์กร (pitt)
   • เหตุผล: หากใช้อีเมลชื่อคนเดี่ยวๆ เช่น [email protected] บน Mail Server กลาง เมื่อบุคคลนั้นลาออก การเปลี่ยนถ่ายข้อมูลหรือยกเลิกบัญชีจะทำได้ยาก
   • ทางออก: หากเป็นพนักงาน ควรใช้รูปแบบ [email protected] หรือ [email protected] แทน
5. กว้างเกินไปและเสี่ยงสแปม (sponsor, newsletter)
   • เหตุผล: เป็นเป้าหมายชั้นดีของ Web Scraper ที่คอยดึงอีเมลไปขายต่อในลิสต์สแปม
   • ทางออก: หากต้องการทำ Newsletter ควรใช้ระบบ Marketing Platform (เช่น Mailchimp, Brevo) และใช้อีเมลส่งเฉพาะกิจ เช่น news@ หรือ updates@

สรุปข้อแนะนำในการตั้งค่า Mail Server

1. บังคับมีตามมาตรฐาน: postmaster, abuse, security, dmarc-reports
2. ใช้ Alias แทน Mailbox จริง: สร้างชื่อแผนก เช่น sales, support, billing แล้ว Redirect ไปยังอีเมลพนักงานที่รับผิดชอบ ช่วยให้ไม่ต้องเสียค่าบริการหลาย License และเปลี่ยนคนรับงานได้ทันทีเมื่อมีคนย้ายแผนก
3. ซ่อน/เลี่ยงการใช้ชื่อคาดเดาง่าย: หลีกเลี่ยง admin, system เพื่อลดความเสี่ยงจากการโดนสุ่มรหัสผ่าน

อ่านเพิ่มเติม

• Linux: Mail Server
• Stalwart: การติดตั้งเบื้องต้น
• Stalwart: วิธีตรวจสอบ และแก้ปัญหาเบื้องต้น