คราวนี้มาทำ Timesheet อีกแล้วแต่ต่างจากอันก่อนที่เป็นแบบแนวนอน ปรับเป็นแนวตั้งโดย จะมีวันที่ 1 – 31 เตรีมมเอาไว้ แต่จะมี column ในแนวนอน เช่น Date, Work Hours, OT Hours, Sick leave Hours, Annual leave Hours, Business Leave Hours, Comp off, Dayoff / leave details, Remarks โดยใน Remarks จะมี options ให้เลือก ( Half Day, Public holidays, Weekend ) เพื่อให้ง่ายในการดูจะทำให้ background กลายเป็นสีเทา ๆ
ขั้นตอนการตั้งค่า ( English Menu )
- Select the Range ( เลือกพื้นที่ )
- ใช้เมาส์คลิกค้างแล้วลากคลุมตั้งแต่ column แรกไปถึง column ที่อยู่ล่างสุดของตัว data ของเดือน ( วันที่ 1 – 31 และจบที่ call สุดท้าย ) เข่น เซลล์ A9 ไปจนถึง I39
- ข้อควรระวัง: ต้องเริ่มลากจาก A9 เป็นเซลล์แรก เพื่อให้สูตรที่เราจะเขียนสัมพันธ์กับตำแหน่งแถวครับ
- Open Conditional Formatting
- ไปที่แถบ Home
- คลิกปุ่ม Conditional Formatting > เลือก New Rule…
- Select Rule Type
- เลือกหัวข้อล่างสุด: “Use a formula to determine which cells to format”
- Enter the Formula ( ใส่สูตร )
ในช่อง “Format values where this formula is true:”, ให้พิมพ์สูตรนี้ลงไป:=$I9<>""
คำอธิบายสูตร$I: ล็อคให้ Excel มองไปที่คอลัมน์ I ( คอลัมน์ที่ 9 ) เท่านั้น9: คือแถวแรกที่เริ่มตรวจเช็ค ( ต้องตรงกับแถวแรกของพื้นที่ที่เลือกไว้ในข้อ 1 )<>"": หมายถึง “ไม่เท่ากับค่าว่าง”
- Set the Color ( ตั้งสี )
- คลิกปุ่ม Format…
- ไปที่แถบ Fill
- เลือกสี Light Grey ( สีเทาอ่อน ) ตามที่ต้องการ
- กด OK และ OK อีกครั้งเพื่อตกลง
ตรวจสอบความถูกต้องใน Manage Rules
หลังจากตั้งค่าเสร็จแล้ว หากต้องการเช็คว่าทุกอย่างถูกต้องไหม ให้ไปที่ Conditional Formatting > Manage Rules… แล้วดูว่าข้อมูลตรงตามนี้หรือไม่
| Item | Value |
| Formula | =$I9<>"" |
| Applies to | =$A$9:$I$39 |
ปรัยอีกนิดกัน User ( I ) Error
ถ้ามี column ที่บอกว่าวันที่สุดท้ายของเดือนคือวันที่อะไร เช่น G46 ( เช่น ให้เป็นสีเทาถ้าเกินวันที่ใน G46 ด้วย) สามารถใช้สูตรนี้แทนได้ครับ=OR($I9<>"", $A9>DAY($G$46))
อ่านเพิ่มเติม